Vänta inte med ISQM-arbetet till hösten!

Över 200 byråer av landets 1100 mindre och medelstora byråer har redan gått min och Bengt Skoughs grundkurs i ISQM som vi hållit vid 7 tillfällen åt FAR nu i höst och vinter. Man kan helt klart säga att ni som gjort det har ett svårintaget försprång i det mödosamma arbetet med den initiala riskbedömningen och framtagande av en för de allra flesta uppdaterade kvalitetspolicyn. De andra byråerna har antingen detta på plats redan eller så är de nog mer troligt lyckligt ovetande om att det är stora förändringar som måste genomföras. Så dags att påbörja ert ISQM-arbete med riskbedömningen av er byrå. Eller har ni redan detta på plats?

Det har faktiskt vi på Block Revisionsbyrå AB. Däremot är vi inte helt i mål med våra förberedelser ändå. Riskbedömningen och arbetet med vår kvalitetspolicy har fått oss att inse att vi behöver ändra oss. Och vi behöver inte förändra oss bara några små steg. Även en byrå med en bra kvalitetsmanual enligt ISQC1 som vi blir mållös över skillnaden i tidsåtgång i hanteringen enligt nya ISQM1. Vår åtgärdslista innehåller hela 19 punkter. Alla är förvisso inte jättestora och omfattande men det är ändå 19 riktlinjer eller förändringar vi behöver göra för att vi ska kunna leva efter kvalitetspolicyn som vi upprättat. Gör vi inte de som måste vi ändra vår riskbedömning och det innebär även troligen att vi kommer få brister eller som minst iakttagelser i vårt system när vi sen övervakar det.

Vad vill jag då säga med detta? Jo, det innebär sannolikt även att du och din byrå även kommer få svårt att leva upp till förslaget till kvalitetspolicy FARs arbetsgrupp framtagit och som ingår i den utmärkta vägledning som är framtagen under 2021. Det är det minimum av riktlinjer som vi alla behöver ha på vår byrå. Några exempel. Har ni en grundutbildning för era nyanställda som innefattar att de har alla grundkunskaper som behövs om exempelvis yrkesetiska regler? Har ni någon som bevakar RI:s tillsynsärenden? Har era anställda tydliga personliga målsättningar inkluderande kvalitetsmål som de belönas efter att de utvärderats? Har ni dokumenterade ledningsgruppsmöten/styrelsemöten där kvalitetsfrågor diskuteras och dokumenteras? Diskuterar/informerar ni er personal regelbundet om kvalitetsfrågor och dokumenterar ni detta? Kontrollerar ni om de bedömningar er personal gör i kundutvärderingar är korrekta? Har ni en vägledning för hur era anställda ska hantera olika situationer när det gäller förändrade mönster i företag med högre risk för penningtvätt?

ISQM ställer omfattande krav på oss. I grunden är metodiken och tanken bakom standarden bra då den tvingar oss att verkligen följa det vi säger att vi ska göra. Många med mig kommer dock uppfatta detta som oerhört krävande. Så börja i tid. Börja redan nu i januari-februari. Då har ni också tid att processa detta för det är definitivt en process. Jag har hållit på med vår sen januari 2021. Det ni bör göra är att börja med att först ögna igenom vägledningen och förslaget till kvalitetspolicyn minst en gång. Därefter är min absoluta rekommendation att ni bildar en grupp om 2 till 3 personer som ni anser är rätt personer för ert system. De bör då boka upp regelbundna träffar på några timmar där ni exempelvis går igenom en av komponenterna per tillfälle och de obligatoriska kvalitetsmål som ni måste uppfylla. Fundera ihop er bruttolista av kvalitetsrisker för att målen inte uppnås. Låt någon i gruppen verka fram motåtgärder. Många har ni säkert redan på plats och behöver bara fyllas i ”kartan” Andra kommer ni behöva föra upp på en åtgärdslista. Någon av er kan absolut hålla i penna och skriva in i riskbedömningen och policyn mellan mötena. Börja varje nytt möte med att gå igenom det ni beslutade på förra. Reflektera och skriv. Skriv igen och reflektera. Tro mig det behövs för att ni ska kunna få detta riktigt bra.

Hösten behöver ni sedan för att gå igenom det ni processat fram och som sagt införa nya rutiner och implementera detta med er personal. Detta gäller oavsett om ni väljer att ta stöd i ert arbete av Block Revisionskvalitet, en kollega eller om ni väljer att gör allt arbete själva. Men vad ni än gör vänta inte med detta till hösten. Det har vi redan 900 byråer som sannolikt gör.